Systeembrede analyse

Op basis van de vastgelegde kalender met de onderwerpen voor de systeembrede analyses, stuurt de NVAO jaarlijks een oproep uit, vergezeld van een indiendatum. Instellingen of opleidingen maken hun interesse voor deelname bekend en vaardigen een contactpersoon af die zal zetelen in de werkgroep die verantwoordelijk is voor de analyse. Bij gebrek aan (voldoende) deelnemers, kan het voorziene onderwerp worden bijgesteld om potentiële deelnemers te motiveren om hun kandidatuur te stellen. Bij het opzetten van een systeembrede analyse zal eerst bepaald worden welke onderzoeksvra(a)g(en) aan de grondslag lig(t)(gen) en welke input er hiervoor kan worden gebruikt. Aspecten die behoren tot basiskwaliteit en daardoor als vanzelfsprekend beschouwd worden in elke instelling/opleiding maken geen deel uit van de analyse. Een systeembrede analyse start met de opmaak van een verkennende nota door de NVAO. Die nota omvat een eerste analyse van de beschikbare en relevante informatie in de (internationale) praktijk en in de literatuur. De NVAO neemt het voorbereidende werk voor haar rekening. Indien ze hiervoor niet de benodigde expertise in huis heeft, huurt de NVAO daarvoor een expert in. De NVAO publiceert de verkennende nota op haar website. Vervolgens kunnen binnen een periode van 30 kalenderdagen deelnemers die vaststellen dat de aansluiting van het onderwerp op de eigen praktijk minder groot is als verwacht, zich terugtrekken als deelnemer of kan de werkgroep nieuwe deelnemers laten aansluiten.

De NVAO stelt een werkgroep aan met de vertegenwoordigers van de betrokken instellingen en/of hun betrokken opleiding(en). Er wordt gevraagd dat deelnemers een actieve inbreng leveren, vanuit (positieve of negatieve) ervaring met of expertise in het onderwerp en de kwaliteitsaspecten die ermee samenhangen. Bij voorkeur hebben de deelnemers voeling met de internationale context om buiten het Vlaamse referentiekader te kunnen treden. Ook studenten die expertise hebben of ontwikkelen aangaande het onderwerp kunnen deel uitmaken van de werkgroep. De werkgroep kiest een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter die het overzicht houden over de werkzaamheden. De werkgroep wordt bijgestaan door een NVAO-medewerker die tevens als secretaris optreedt. Bovendien kan de werkgroep studenten uitnodigen om een deel van het onderzoek uit te voeren in het kader van hun bachelor- of masterproef, stage of eender welk ander opleidingsonderdeel. De NVAO publiceert de samenstelling van de werkgroep op haar website. Op die manier wordt de verplichte deelname voor universiteiten en hogescholen geregistreerd. De vertegenwoordigers van de deelnemende instellingen/opleidingen maken afspraken over de verwachte output en nemen het eigenaarschap op voor het vervolg van de analyse. Ze delen hun expertise en schuiven waar mogelijk eigen goede praktijken naar voor om voort te bouwen op de informatie uit de verkennende nota. De bedoeling is algemene lijnen terug te vinden, een stand van zaken op te maken, trends en evoluties vast te stellen, sterktes te identificeren en aandachtspunten te benoemen. Bestaande praktijken worden doorgrond en in kaart gebracht. Waar nodig spreekt de werkgroep met relevante gesprekspartners.

Een peer-to-peer event met internationale peers en experts plaatst de inzichten van de werkgroep in een breder internationaal perspectief. De doelstelling bestaat erin gezamenlijk goede praktijken te identificeren en de in de werkgroep opgebouwde inzichten te verdiepen, waarbij de Vlaamse praktijk getoetst wordt aan wat internationaal gebeurt. Op die manier kunnen deelnemers leren van elkaar. Tijdens het event concretiseert de werkgroep de output van de systeembrede analyse. Ze verwoordt haar eventuele conclusies met betrekking tot kwaliteitsaspecten en komt tot mogelijke aanbevelingen. De NVAO stelt hiervoor minimaal twee internationale experts aan die een grondige en actuele kennis hebben over het onderwerp en de kwaliteitsaspecten die ermee samenhangen. Hierbij wordt maximaal rekening gehouden met suggesties vanuit de deelnemende instellingen/opleidingen. Bij de keuze wordt erop gelet dat deze experts de Vlaamse praktijk ook in het buitenland kunnen uitdragen.

De NVAO-medewerker brengt de resultaten van de analyse samen in een overzichtsrapportage. Deze rapportage geeft de lezer een duidelijk antwoord op de onderzoeksvra(a)g(en). Het rapport is in eerste instantie gericht op de voltallige hogeronderwijsgemeenschap in Vlaanderen, en bij uitbreiding op haar externe stakeholders en de brede samenleving. Het is een zelfstandig leesbaar document dat de actuele stand van zaken met betrekking tot het onderwerp beschrijft, met aandacht voor goede praktijken en de context waarin die kunnen werken. Daarnaast kan een inschatting gemaakt worden van verwachte evoluties en trends. De overzichtsrapportage zet de praktijk in Vlaanderen tevens in internationaal perspectief. Waar mogelijk worden conclusies of aanbevelingen geformuleerd met betrekking tot de kwaliteitsaspecten die met het onderwerp van de analyse verbonden zijn. Op die manier vestigen de systeembrede analyses de aandacht op onderwijskwaliteit en bieden ze meerwaarde in het licht van continue kwaliteitsverbetering. Nadat alle leden van de werkgroep hebben ingestemd met de inhoud van de overzichtsrapportage, stelt de voorzitter van de werkgroep het rapport vast. Het ontwerp van overzichtsrapportage wordt uiterlijk acht weken voor het publieke bekendmakingsevent aan de NVAO bezorgd. De NVAO controleert de interne consistentie van het rapport en de navolgbaarheid ervan en stelt zo nodig aanpassingen voor aan de werkgroep. De werkgroep blijft eigenaar van de inhoud van de overzichtsrapportage. De overzichtsrapportage wordt ter vaststelling voorgelegd aan het bestuur van de NVAO.

De opbrengst van de systeembrede analyse wordt gepresenteerd op een publiek bekendmakingsevent. Tijdens dit event wordt de nodige ruimte gecreëerd voor getuigenissen en het delen van goede praktijken. De NVAO neemt de organisatie van dit event op zich. Elke Vlaamse instelling en alle opleidingen die aan de analyse hebben deelgenomen, ontvangen de definitieve overzichtsrapportage, uiterlijk op de dag van het publieke bekendmakingsevent. Vervolgens publiceert de NVAO de overzichtsrapportage op haar website en bezorgt ze de rapportage aan de Vlaamse minister van onderwijs. Indien mogelijk leidt de overzichtsrapportage tot publicaties in de (internationale) vakliteratuur en worden de resultaten gepresenteerd op internationale fora. Dit draagt bij tot de zichtbaarheid van de Vlaamse praktijk in het buitenland en vestigt de aandacht op de onderwijskwaliteit in de Vlaamse instellingen. Op die manier vormen de systeembrede analyses een sluitsteen van het kwaliteitszorgstelsel.