Toets nieuwe opleiding

In de aanloop naar de formele aanvraag kan de opleiding (instelling) tot uiterlijk drie maanden voor de mogelijke indiendatum van het aanvraagdossier een vooroverleg voeren met de NVAO om af te stemmen over timing en stappen in de procedure, het profiel van de commissie, de opmaak van het Informatiedossier en aan te leveren documentatie en de vormgeving van het locatiebezoek.

De opleiding stelt een Informatiedossier op dat de commissie inzicht verschaft in wat de nieuwe opleiding beoogt, hoe ze dit wil realiseren, hoe zal worden vastgesteld dat wat beoogd wordt, gerealiseerd is, en hoe de opleiding investeert in een voortdurende ontwikkeling van de kwaliteit. Er is aandacht voor de context waarbinnen de nieuwe opleiding wordt aangeboden en voor de wijze waarop interne en externe stakeholders, peers en deskundigen betrokken werden bij de totstandkoming van de opleiding en hoe deze betrokkenheid in de toekomst verzekerd wordt. Indien van toepassing wordt verwezen naar de relevante regelgeving voor de toegang tot bepaalde ambten of beroepen.

De beoordelingsprocedure start vanaf het moment dat de NVAO een aanvraag voor de toets nieuwe opleiding ontvangt. De ambtshalve geregistreerde instellingen dienen hun aanvraag in binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van een positief oordeel over de macrodoelmatigheid van de Commissie Hoger Onderwijs of de Vlaamse Regering, of nadat de termijn is verstreken waarbinnen de Vlaamse Regering een oordeel moet uitspreken. De aanvraag gebeurt via het digitaal aanvraagformulier (zie tab aanvraag indienen) en bestaat uit een door het instellingsbestuur ondertekende aanvraagbrief en het Informatiedossier. Een aanvraag kan ten allen tijde worden ingetrokken. Aanvragen van de geregistreerde instellingen kunnen door de NVAO aan de Commissie Hoger Onderwijs worden voorgelegd voor een relevantietoets. Aan de hand van de relevantietoets gaat de Commissie Hoger Onderwijs de maatschappelijke relevantie van de opleiding na. Een negatief oordeel van de Commissie Hoger Onderwijs leidt onherroepelijk tot het onontvankelijk verklaren van de aanvraag.

De NVAO controleert de ontvankelijkheid van de aanvraag. Indien de aanvraag niet ontvankelijk is, wordt de instelling daarvan op de hoogte gebracht binnen een termijn van 15 kalenderdagen. Aanvragen van de geregistreerde instellingen kunnen door de NVAO aan de Commissie Hoger Onderwijs worden voorgelegd voor een relevantietoets. Een negatief oordeel van de Commissie Hoger Onderwijs leidt onherroepelijk tot het onontvankelijk verklaren van de aanvraag.

Binnen het Vlaamse kwaliteitszorgstelsel staat de peer review centraal. Een commissie bestaat uit minimaal vier deskundigen, waaronder een student, en wordt bijgestaan door een procescoördinator van de NVAO en eventueel een externe secretaris. Beiden maken geen deel uit van de commissie. Om te kunnen inspelen op de context van de opleiding, neemt de NVAO steeds het initiatief om de opleiding (instelling) te betrekken bij de samenstelling van de commissie. Om een objectieve en eerlijke beoordeling mogelijk te maken, moet de commissie onafhankelijk van de opleiding kunnen werken. Dit betekent dat de leden in de vijf jaren voorafgaand aan de aanstelling van de commissie geen relaties of banden hebben met de instelling die de opleiding zal aanbieden. Alle commissieleden, de secretaris en de procescoördinator ondertekenen een deontologische code. De NVAO deelt de samenstelling van de commissie mee aan de instelling. De instelling heeft het recht om binnen een termijn van 15 kalenderdagen beargumenteerd bezwaren aan te dragen tegen de samenstelling van de commissie. Daarnaast is de instelling gehouden om binnen diezelfde termijn informatie waarover zij beschikt inzake de deskundigheid en onafhankelijkheid van commissieleden, mee te delen aan de NVAO.

De commissie beschikt over minstens zes weken voor het doornemen van het Informatiedossier en de bijhorende documentatie. Het locatiebezoek wordt door de NVAO in samenspraak met de opleiding (instelling) gepland en afgetoetst bij de commissievoorzitter. Het bezoek duurt doorgaans één dag en wordt voorafgegaan door een voorbereidend overleg van de commissie. Het programma houdt maximaal rekening met het Informatiedossier dat de opleiding voorbereid heeft. Op basis van een programmavoorstel door de NVAO bepaalt de commissie de invulling van het programma dat met de opleiding (instelling) wordt besproken. Eens het definitief programma bekend is, kan de opleiding aangeven vanuit welke functies zij gesprekspartners voorstelt. Deelnemers kunnen deel uitmaken van meerdere gesprekken.

De commissie adviseert de NVAO in haar beoordelingsrapport over de kwaliteit van de nieuwe opleiding als geheel. Ze hanteert in haar advies de beoordelingsschaal en beslisregels zoals bepaald in het beoordelingskader. Het ontwerp van beoordelingsrapport wordt binnen de vier weken na het locatiebezoek aan de NVAO bezorgd. De NVAO beoordeelt de interne consistentie van het rapport en de navolgbaarheid van het advies en stelt zo nodig aanpassingen voor aan de commissie die de bevindingen verhelderen of de onderbouwing van het advies versterken. De commissie blijft eigenaar van het beoordelingsrapport. De NVAO bezorgt het ontwerp van beoordelingsrapport aan de instelling. Het instellingsbestuur heeft 15 kalenderdagen de tijd om opmerkingen te formuleren. Waar nodig worden de ontwerpen bijgesteld, waarna de commissie het beoordelingsrapport definitief vaststelt. De commissie heeft de plicht om ten aanzien van het instellingsbestuur schriftelijk te antwoorden op eventuele inhoudelijke onjuistheden die gesignaleerd werden.

De NVAO neemt een toetsingsbesluit op basis van het beoordelingsrapport van de commissie, volgens de beoordelingsschaal en beslisregels in het beoordelingskader. Elke instelling ontvangt het goedgekeurde ontwerp toetsingsbesluit en onderliggende rapport. Na verzending heeft het instellingsbestuur 15 kalenderdagen om bezwaar in te dienen bij de NVAO. Indien er geen bezwaar wordt ingediend binnen de vooropgestelde termijn is het besluit definitief. Een instellingsbestuur kan een initiële aanvraag eveneens intrekken vóór de ontvangst van het ontwerp toetsingsbesluit en het onderliggende beoordelingsrapport. Na de besluitvormingsprocedure publiceert de NVAO het besluit en onderliggende beoordelingsrapport op haar website en bezorgt ze beide documenten aan de Vlaamse minister van onderwijs.

De Vlaamse Regering neemt finaal het besluit om een nieuwe opleiding te erkennen. Dit gebeurt binnen een ordetermijn van 30 kalenderdagen na verzending van het definitieve toetsingsbesluit.