Medewerker Proces & Advies

De Nederlands Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) is een kwaliteitsorganisatie die op deskundige en onafhankelijke wijze de kwaliteit van het hoger onderwijs in Nederland en Vlaanderen borgt en die de kwaliteitscultuur binnen de hogeronderwijsinstellingen in Nederland en Vlaanderen bevordert. Zij accrediteert bestaande en nieuwe opleidingen en beoordeelt de kwaliteitszorg van instellingen in het hoger onderwijs. 

Daarmee is de NVAO de bewaker van de kwaliteit van het hoger onderwijs. De besluiten van de NVAO leiden tot erkenning van diploma’s en graden en waar van toepassing tot bekostiging van opleidingen. De NVAO baseert haar beoordeling op advies van erkende deskundigen.

NVAO Nederland zoekt voor 24 tot 36 uur (0,67 – 1,0 fte) per week een

Medewerker Proces & Advies

De werkzaamheden bestaan uit het administratief en secretarieel ondersteunen van de primaire processen van de NVAO. Als medewerker Proces & Advies (P&A) ben je samen met je directe collega’s de motor van onze organisatie. De NVAO gebruikt een workflow-systeem (Dynamics) waarin alle aanvragen worden geregistreerd en dat de gehele behandeling en besluitvorming volgt en documenteert. De medewerker P&A speelt hierin een belangrijke rol. Naast het opvolgen van de eigen taken, volg je als medewerker P&A de voortgang van de aanvragen, houd je reactietermijnen bij, rappelleer en escaleer je waar nodig en zorg je mede voor correcte besluiten en tijdige verzending.

De medewerker P&A is als kerngebruiker van het workflow-systeem naast begeleider van behandelaren in het goede gebruik ervan, ook betrokken bij de verdere verbetering van het systeem en de efficiency van werkprocessen, administraties en procedures. 

De medewerker P&A is actief betrokken bij de procedure toets nieuwe opleiding. In overleg met de behandelaar zoek je naar geschikte panelleden voor de beoordeling van de nieuwe opleiding, onderhoud je contact met de benoemde panelleden via mail, telefoon en Microsoft Teams, regel je alle benodigde verklaringen, overleg- en bezoekdata, richt je een Microsoft Teams-omgeving in en zorg je voor de ondersteuning in de opvolging en besluitvorming. 

Naast de kerntaken is de medewerker P&A in overleg betrokken bij diverse andere taken en projecten in afstemming met je directe collega’s en de leidinggevende. 

Kernkwaliteiten: netwerken, probleemoplossend, flexibel, anticiperen, klantgericht, samenwerken, analyseren, signaleren, ondersteunen, communiceren, durft kritisch te zijn, denkt proactief mee.

Werkzaamheden:

• Ondersteunt de collega’s behandelaren en procescoördinatoren met accreditatieaanvragen, projecten en algemene vragen; 
• Zorgt voor dossiervorming; 
• Het opvolgen van de procedures en vragen van informatie bij de juristen en behandelaren; 
• Stemt tijdig af met andere afdelingen, collega’s en externen die bijdragen aan het afrondingsproces; 
• Zorgt voor correcte afronding van procedures; 
• Voert agendabeheer bij specifieke procedures. Afstemming met collega's behandelaren, panelleden en instelling is hiervoor relevant; 
• Plannen en organiseren van vergaderingen en boeken van hotels en vlieg/treintickets; 
• Microsoft Teams-omgeving aanmaken, leden informeren en archiveren; 
• Opstellen van overzichtslijsten van aanvragen en besluiten (in- en extern); 
• Het proces in Dynamics bewaken, signaleren, controleren, attenderen en escaleren; 
• Contactpersonen en panelleden bijhouden in Dynamics, verwerking van gegevens o.a. de deskundigheden juist zetten; 
• Vragen beantwoorden van externe kandidaten (secretaristraining en studentpool); 
• Controle aangeleverde DB stukken (ontbrekende stukken, rappelleren en/of deze foutief geagendeerd zijn); 
• Ondersteunende werkzaamheden voor de Bestuurssecretaris voor de wekelijkse DB vergadering, verspreiden van de stukken via het iBabs voor het Nederlandse DB-lid en de directie; 
• Monitort bestaande procedures en signaleert knelpunten en levert verbetervoorstellen en voert en/of ondersteunt na goedkeuring implementatie en verantwoordt dit in procesdocumentatie; 
• Adviseert op inhoud met betrekking tot de procedures; 
• Adviseert behandelaren bij visitatierooster, tarieven en gebruik juiste sjablonen; 
• Benadert potentiële kandidaten/panelleden; 
• Treedt op als aanspreekpunt voor procedurele en inhoudelijke aangelegenheden m.b.t. invulling en inzet panel; 
• Adviseert behandelaren bij het selecteren en werven van (nieuwe) kandidaten; 
• Coördineert en voert zoekopdrachten uit voor openstaande vacatures panelleden; 
• Beoordeelt de deskundigheid van nieuwe kandidaten/panelleden (relatiebeheer); 
• Stelt inhoudelijke onderbouwing en (concept) advies op van geselecteerde panelleden; 
• Signaleert en attendeert op ontbrekende informatie tijdens de procedures, zet – in belangrijke mate op basis van eigen inzicht – (informatie) vragen uit bij behandelaren en juristen en zoekt inhoudelijke afstemming en voert overleg over oplossingen en werkwijze; 
• Signaleert onjuistheden in besluiten en brieven, in procedures van Dynamics.

Profiel

Je hebt zeker MBO (niveau 4) werk- en denkniveau, met een opleiding relevant voor ondersteuning van beleidsuitvoering. Verder heb je ruime ervaring met MS Office, is je Nederlands en Engels zowel mondeling als schriftelijk goed. Je kunt goed in teamverband en zelfstandig functioneren.

Aanbod & Sollicitatieprocedure

• Arbeidsovereenkomst voor 24 - 36 uur (0,67 - 1,0 fte); 
• Salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tussen € 2.615,23 en € 3.782,52 bruto per maand op fulltime basis (schaal 7 - 8 CAO Rijk, salarispeil 1 juli 2022)*; 
• Secundaire arbeidsvoorwaarden conform CAO Rijk: waaronder het Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,37% van het bruto salaris, minimaal 64 IKB-uren en 144 vakantie-uren per jaar (bij een fulltime dienstverband), pensioen ABP en arbeidsongeschiktheidsverzekering bij Loyalis en reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerkvergoeding en werkgeversbijdrage inrichting thuiswerkplek; 
• Hybride werkomgeving: vanuit huis en op kantoor, hier is de NVAO zeer flexibel in; 
• Laptop en mobiele telefoon.

* op 1 april 2023 wordt het salarisgebouw met 3% verhoogd en op 1 januari 2024 met 1,5% 

Wil jij deel uitmaken van ons team? Stuur dan je motivatiebrief en cv naar vacature@nvao.net. 

Voor informatie over de functie kan je contact opnemen met René Hageman, afdelingshoofd Nederland, op het nummer: + 31 (0)6 11 71 49 88. Voor vragen en toelichting op de selectieprocedure kun je terecht bij afdeling personeelszaken, via personeelszaken@nvao.net of op het nummer: +31 (0)6 24 56 24 07.