Interne kwaliteitszorg Vlaanderen & Luxemburg

Het systeem voor interne kwaliteitszorg voor de afdeling Vlaanderen en Luxemburg verbindt doelen, processen, cultuur en mensen. Zo zorgt de NVAO ervoor dat de eigen kwaliteit niet enkel een procedurele verplichting is, maar een vanzelfsprekend en gedeeld uitgangspunt voor het dagelijkse werk. Bovendien dient het systeem nauw aan te sluiten bij en passend te zijn voor de eigen kwaliteitscultuur.

Laatste update: mei 2026

Doelstelling

De interne kwaliteitszorg heeft als prioritaire doelstelling na te gaan in hoeverre operationele processen voldoen aan wat initieel beoogd werd, waar bijsturing mogelijk is en waar verbetering nodig is. Decretale taken en de daaruit volgende procedures krijgen hierbij prioritaire aandacht. Ook bijkomende projecten, aanvullende taken en interne werkprocessen vallen onder deze doelstelling.


Kwaliteitsdoelen

Om dit holistisch systeem van interne kwaliteitszorg vorm te geven, werden enkele kwaliteitsdoelen (KD) opgesteld. Deze doelen trachten de volledigheid van het werk in de afdeling te vatten, gericht op de primaire processen.

PDCA en kwaliteitscultuur 


Net als de kwaliteitszorgsystemen is de NVAO continu in beweging. Vanuit haar rol binnen de kwaliteitszorgstelsels en haar werkzaamheden binnen de beoordelingsprocedures, beoogt de NVAO ook een kwaliteitscultuur binnen het hoger onderwijs én binnen de eigen organisatie. Het streven naar die kwaliteitscultuur is dan ook een vanzelfsprekend element binnen de eigen werking. In plaats van jaarlijks één PDCA-cylcus te doorlopen, heeft de afdeling ervoor gekozen om een continue PDCA-loop te integreren in de dagelijkse werking van het team. Op die manier wordt het werken aan die kwaliteitscultuur een vanzelfsprekend onderdeel van de werkzaamheden. De continue PDCA-loop zorgt er tevens voor dat wat interne kwaliteitszorg betreft geen piekmomenten in werkbelasting meer voorkomen. Dit systeem werd bewust zo lean en geïntegreerd mogelijk ingebed in huidige werkprocessen. Het systeem voor interne kwaliteitszorg moet ondersteunend zijn en in dienst staan van de primaire processen, en niet andersom. Door het bewerkstelligen van die continue kwaliteitsbewaking en - versterking, verstevigt de NVAO elke dag haar kwaliteitscultuur.

Kwaliteitscultuur en de ijsberg

Het is niet evident om een definitie te poneren van ‘kwaliteitscultuur’. Cultuur laat zich per definitie niet schriftelijk vatten; het is immaterieel, raakt aan de identiteit en wordt vooral aangevoeld. De NVAO hanteert volgende definitie: 

“ Een kwaliteitscultuur is een organisatiecultuur waarin alle belanghebbenden op een vanzelfsprekende wijze streven naar een voortdurende kwaliteitsbewaking en -versterking.”

Enerzijds zijn er formele elementen die de kwaliteitscultuur tastbaar kunnen maken. Het gaat onder meer om de visie, de strategie, en de informatiedeling. Anderzijds zijn er de immateriële elementen van de kwaliteitscultuur die niet tastbaar of objectief waarneembaar zijn. Het gaat dan om het gemeenschapsgevoel, de hiërarchische nabijheid en de veiligheid om zaken bespreekbaar te maken. Ter illustratie hanteert de NVAO de metafoor van de ijsberg: de formele elementen zijn zichtbaar boven water terwijl de immateriële elementen onzichtbaar onder water zitten. Het overgrote deel (en het fundament) van de ijsberg bevindt zich onder water. Deze metafoor visualiseert dat de zichtbare structuren slechts kunnen functioneren wanneer zij rusten op een sterk fundament van de op het eerste zicht onzichtbare, maar bepalende cultuurkenmerken. Dat is ook zo voor het grootste deel van kwaliteitscultuur, dat bestaat uit psychologische elementen, waarden, inzet, engagement, vertrouwen en culturele transmitters zoals communicatie/interactie en participatie in beleid. 

De elementen van kwaliteitscultuur die makkelijk waarneembaar zijn (boven water), zijn onder andere de tools en structuren die alle dagen gehanteerd worden om de werkzaamheden uit te voeren. De strategie, beleidsdoelen, rituelen en overlegmomenten, documenten en rapportages zijn hier voorbeelden van. 

De elementen die bepalend zijn voor het succes van een kwaliteitscultuur, zijn niet direct objectief waarneembaar en daarom moeilijk te vatten (onder water, de onderstroom). Hier bevindt zich de teamcultuur, het vertrouwen, psychologische en emotionele veiligheid, waarden en overtuigingen, de identiteit, ongeschreven regels en informele samenwerking. De onzichtbare waarden en overtuigingen bepalen hoe de zichtbare instrumenten functioneren.

De PDCA-cyclus als verbindende methodiek

De Plan-Do-Check-Act-cyclus slaat de brug tussen de direct zichtbare elementen en de elementen die moeilijker te vatten zijn. Het verbindt als het ware de delen van de ijsberg die zich onder en boven water bevinden.

De PDCA-cyclus werkt alleen als beide delen (zichtbaar en onzichtbaar, boven en onder water) in balans zijn

Een holistisch systeem

Het IKZ-systeem van de NVAO is een holistisch systeem. Het systeem voor interne kwaliteitszorg is geen verzameling van losse instrumenten maar een samenhangend geheel dat gedragen wordt door de hele organisatie. Het verbindt doelen, processen, cultuur en mensen en zorgt ervoor dat kwaliteitszorg zowel zichtbaar en wendbaar is, maar tegelijk ook ondersteunend aan de werking van de afdeling zonder voor extra werklast te zorgen. 

  • Verbindt instrumenten: signaalberichten, rapporten, actielijsten, surveys en intervisies staan niet op zichzelf, maar versterken elkaar. Een signaal kan leiden tot een verbeteractie, die later geborgd wordt en gedeeld in een intervisie. 
  • Integreert kwaliteitscyclus en kwaliteitscultuur: alle instrumenten vinden hun plaats in een doorlopende Plan–Do–Check–Act-cyclus, zodat we voortdurend leren, verbeteren én borgen. 
  • Verweeft cultuur en structuur: kwaliteitszorg is meer dan procedures en rapporten. Het gaat ook om gedrag gekenmerkt door transparantie, dialoog en gedeelde verantwoordelijkheid, zodat kwaliteit een onderdeel is van de dagelijkse werking van de organisatie.
  • Overstijgt het team en de organisatie: het systeem verbindt bestuur, directie, medewerkers en externe stakeholders, en garandeert dat we als geheel leren en verantwoording afleggen. Iedereen is eigenaar van de kwaliteit. 
  • Draagt bij aan onze missie: interne kwaliteitszorg ondersteunt de NVAO in het bevorderen van vertrouwen, transparantie en kwaliteit in het hoger onderwijs, zonder een bureaucratische laag toe te voegen

Het IKZ-Kernteam

Interne kwaliteitszorg is een gedeelde verantwoordelijkheid voor alle collega’s in het team. De NVAO verwacht dat iedereen zijn rol opneemt. De inrichting van systemen dient er echter voor te zorgen dat het IKZ-systeem snel en wendbaar kan inspelen op signalen die een bedreiging vormen voor de kwaliteit van NVAO’s werk. Deze rol neemt het IKZkernteam op. Dit team bespreekt wekelijks de signalen die binnenkomen vanuit diverse kanalen. Op die manier kan het team issues gerelateerd aan de kwaliteit van NVAO’s processen snel oppakken, actie ondernemen en actiepunten opvolgen. 

 

Het IKZ-kernteam bestaat uit: 

  •  Coördinator IKZ 
  • Coördinator Vlaamse kwaliteitszorgstelsel 
  • Adjunct-directeur 
  •  Vertegenwoordiging beleidsondersteuning


Terugkerende issues of signalen die in een groter geheel behandeld moeten worden, neemt het team op in het IKZ-verbeterplan. Tijdens de IKZ-intervisies met het gehele team, bespreekt de coördinator IKZ dit IKZ-verbeterplan en licht acties toe. Het IKZ-kernteam maakt per trimester een analyse van de resultaten van de verschillende surveys. Ook hieruit kunnen kwaliteitsacties volgen. Deze acties neemt het IKZ-kernteam op in het IKZ-verbeterplan en vormen voorwerp van gesprek tijdens de daaropvolgende IKZ-intervisie

Het IKZ-instrumentarium

Het instrumentarium bestaat, net zoals in de metafoor van de ijsberg, uit formele en zichtbare elementen, maar ook uit rituelen en cultuur, die de onderstroom vormen. 

Formele en zichtbare elementen

De zichtbare elementen maken de kwaliteitszorg concreet en toetsbaar. 

Rituelen en cultuur

Rituelen en cultuur zijn per definitie moeilijk vast te leggen, en moeten vooral ervaren worden. Hieronder trachten we toch een beschrijving te geven van de punten waarop wij onze cultuur tastbaar willen maken: 

  • Vieren van successen versterken van de teamspirit, het ‘team-gevoel’. 
  • Selectiegesprekken voor nieuwe collega’s, door huidige medewerkers (fit met het team). 
  • Onboarding en mentorship dragen waarden over naar nieuwe medewerkers. 
  • Storytelling door leidinggevenden geeft betekenis aan het werk en verbindt verleden en toekomst. 


Deze onzichtbare praktijken maken dat de formele structuren gedragen en beleefd worden.

Mike Slangen

Meer weten? 

Stuur onze coördinator interne kwaliteitszorg een bericht! 

Mike Slangen - Beleidsmedewerker NVAO Vlaanderen & Luxemburg
m.slangen@nvao.org